ACUERDO 42 DE 2002

- EXPLIQUE LA OBLIGATORIEDAD DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN


las entidades a las que se les aplica este acuerdo deben organizar sus archivos según sus tablas de retención y de acuerdo con los manuales de procedimiento de la respectiva entidad.

- CUALES SON LOS CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
la organización de los documentos deben basarse en la tabla de retención debidamente aprobada.
las carpetas deben verse las series u subseries correspondientes a cada unidad.
el documento con la fecha mas antigua de producción sera el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta.
los documentos deben estar debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación consulta y control
las carpetas deben estar marcadas y rotuladas de tal forma que se permita su ubicación
las cajas que se utilicen se deben identificar así: código de la dependencia, fondo, sección, legajos identificados con su numero respectivo, numero de consecutivo de la caja

RESUMEN DEL ACUERDO EN LO RELACIONADO A LA CONSULTA Y PRÉSTAMO DE LOS DOCUMENTOS


la consulta  de documentos en los archivos  por parte de otras dependencias,  si el interesado necesita  copias o fotocopias estas deben estar autorizadas por el respectivo funcionario que se le haya otorgado esta función.
el préstamo de documentos cuando se requiere trasladar un documento a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia deberá llevar un registro de las  fecha del préstamo, identificación completa del expediente, numero total de folios, nombre y cargo de quien retire el documento